あるあるだから安心して!当初より人数が減少してしまった時の対処法

この記事は、ID14です。

 

こんばんは。
「プレ花嫁さまのそばにもう一人のウェディングプランナーを!」をモットーに活動をしている【jukuhana】です

 

さて、今日は【人数の減少による割引の変更】についてお問い合わせがありましたので、ご参考までにお伝えします。
結婚式場見学の前には、ある程度のゲストの人数を把握して見学にいって結婚式場を決めているかと思います。でも、結婚式場を決めてから、招待客のリストアップを始めてみたら、思ったより人数が減ってしまった!!!

焦りますよね。

なぜなら、結婚式のプランには、人数が○名の場合に適用などどかかれていることが多いと思います。そのため、人数が減ってしまったら、プランが変わってしまうのではないか?成約時の割引がなくなってしまうのではないか?たくさんの不安に襲われることだと思います。

でも、安心してください。ちゃんと人数が減っても、成約時のプランを使う方法があります!!
今回のお返事では、人数が減ってもいまのプランのまま使える裏技をお伝えしています。どうして結婚式場は、人数にこだわるのかその裏事情もこっそりお返事でお話ししています(笑)

では、プラン適用の○名の人数より減ってしまった場合は、プランの適用はどうなるのか、どのような対処法があるのか?一緒に不安を解消していきましょう!

 

お問い合わせ内容

 

いつもブログを拝見させていただいてます。Kと申します。

8月に○○で会費制のお披露目パーティーを予定している者です。契約後の人数変更による割引の減少について質問させていただきます。

私たちは契約時60名で見積もりをお願いしていましたが、現時点で58名での参加になりそうです。
見積もり書の下部分に【60名未満の場合は同様の割引は致しかねます】と記載がありましたので、58名の場合はどのようになるかプランナーさんに前々回打ち合わせ時に質問しました。
前回の打ち合わせで回答が得られ、会場費のプレゼンが全額→半額、料理の割引が200円/人減少で回答いただきました。

すると、60名参加よりも58名参加の方が見積もりが高い状況になりました。この状況にあまり納得がいっていません。それならば、60名分支払って契約時の割引を適用してもらおうと、次の打ち合わせで話してみようと思っています。

会場やプランナーさんと良好な関係を築きたいと思いつつ、この違和感は指摘しないと後悔しそうだと思っています。このようなケースはよくある事なのでしょうか。どのように話を切り出そうな迷っています。

誰にも相談できず、問い合わせしてしまいました。お忙しいと思いますが、お返事いただけると嬉しいです。よろしくお願いします。

 

 

お返事

 

Kさん

 

こんばんは。【jukuhana】です。お問い合わせありがとうございます。誰にも相談できないって、すごくもやもやしますよね!私を思い出して頂いてとっても嬉しいです。ありがとうございます!(^^)!

 

8月にお披露目パーティされるのですね(*^_^*)今、ご準備でお忙しい最中でしょうね。

 

ご質問の件ですが、【人数の変更による割引の減少について】でよろしかったでしょうか?

 

まず、結婚式のプランは、いくつかパターンがあります。挙式をする季節によって適用されるプラン、人数によって適用されるプラン、お急ぎ婚限定のプランなどです。

 

それぞれのプランによって、適用される割引が変わってきます。

 

Kさんの場合は、人数によって適用になるプランだったのでしょう。その為、60名未満の場合は割引は致しかねますと記載があったのかと思われます。

 

式場サイドからすると、その人数分の利益がでるから、これだけの割引しても採算がとれるという計算で割引をつけています。そのため、人数が適用人数より減ってしまった場合は、割引の減少や、もっと割引率が低いプランへの変更を勧めるなどわりとよくある話です。

 

【60名未満の場合は割引は適用致しかねます】も記載がなければ、人数が減っても当初の割引でいけるとおもうのですが、この記載は式場サイドの人数減少防止策ですね。

 

先ほど、人数減少の割引の減少やプラン変更はよくある話といいましたが、よくある対策として、Kさんがお考えの、不足人数分の料金を支払ってそのプランの適用を許すという対応をする場合が多いです。

 

Kさんは、2名様だけ人数が減ってしまったそうですが、2名様分の金額を払っても、プランの割引が大きいのであれば、2名分追加で払うと言って交渉して良いと思います。

 

2名様ぶんの料金が無駄になってしまうかもしれませんが、その方が全体の金額的にお安くなるのでしたら、生きたお金の使い方だと私は思います。

 

 

会場やプランナーさんと良好な関係を築きたいお気持ちとってもわかります!

 

結婚式場によって対応はまちまちかもしれませんが、この交渉は、式場サイドにとっても、よくある話です。式場側からすれば、ただで2名様分の料金を貰えるのですから印象も悪くならないはずです。

 

私もプランナー時代は、人数が減ってしまってプラン適応外になってしまったカップルとこのような交渉をしたことがありますよ。安心してください。

 

まずは、たった2名人数が減っただけで、60名より全体の見積もりが上がってしまうのはおかしいのでは?他の割引がつくプランはないのか聞いてみてもいいかもしれません

(たとえば、40名プランとかがあれば、追加人数をプラスしたほうが安くなる場合もあります。でも、これは次のステップへの布石なので深追いはしなくても大丈夫です(笑))

 

そして、今の割引適応で会場を決める決め手になったのだから、2名分の追加料金を払うので今のままのプランで行かせてほしいと懇願してみてください。とにかく、この割引が会場決定の決め手になっている、割引がもともと違う状況だったら会場決定しなかったかもと押してください。

 

もやもやと思い悩むくらいなら、思い切って聞いたほうが絶対いいです。

 

次の打ち合わせが間近であればその時でいいと思いますが、プランの話は早めにプランナーさんと話をしたほうが良いです。割引によっては、その後の、もろもろの打ち合わせに響いてきますし、決定権がないプランナーさんの場合は、結論がでるまでに時間がかかる場合があるからです。

 

Kさんの想いがどうか、会場やプランナーさんに伝わりますように祈っています!

 

少しでもKさんのもやもやが解消されれば嬉しいです。なにかご不明点などあればお気軽にご連絡くださいね(#^.^#)パーティーの準備がお忙しいかと思いますが、8月のお披露目に向けてラストスパート楽しみながら頑張ってくださいね!

 

お披露目パーティーが素敵な一日になりますように♡

 

★jukuseihanayome★

 

 

まとめ

結婚式場を成約した後に、当初の人数より減ってしまった場合は、結婚式場側としては、あるあるなのでそんなに心配をしないで、すぐにプランナーさんに伝えましょう。

その場合、プラン適用人数より減ってしまった人数分の料金を払っても、成約時の割引が大きいのでしたら、そのまま減った人数分のお料理・ドリンク・引き出物などゲストにかかる料金は支払ったほうが賢い選択になります。この交渉は、減少人数が1~6名くらいまでだったら有効かと思います。

成約時のプランより新しいプランの適用のほうが、見積書が下がるのだったらプラン変更をしてもらいましょう。人数が大幅に減ってしまった場合は、プラン変更をしたほうがお得になる場合があります。もし、プラン変更をして、見積書が上がってしまうのであれば、プラン変更せずに、先の減った人数分の料金を支払う交渉をしてみてください。

プラン変更を勧められても、すぐに変更をするのではなく、再度見積書を作成してもらって、当初の見積もり、割引項目と見比べてみて、見積書の割引が大きいほうで決定をしましょうね。

人数が減ってしまった際に、プランの内容を気にすると同時に、会場のレイアウトがさみしい感じにならないかどうかも気にかけてみてくださいね。

1~3名くらいなら、それほど会場のレイアウトは変わらないかと思いますが、それ以上多くなると、卓数を減らして調整することになるかもしれません。会場レイアウトの卓数が減ってしまうと、それだけ会場が広く感じるようになりますので、人数が減少した際は、会場の広さに対して、レイアウトがさみしい感じにならないかプランナーさんに確認することをお忘れなく!!

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